¿Has escuchado de la limpieza de primavera? Este momento de la vida cotidiana empata con el cierre del primer trimestre de nuestro año, una oportunidad para ajustar nuestros proyectos y empezar a seguir un método de orden para tener nuestros proyectos al día y a nuestros clientes satisfechos.
Mantener el orden y la organización, dar seguimiento y verificar que se encuentren actualizadas las tareas es labor de los Project Managers (PMs) pues deben conocer la evolución de sus proyectos en curso, pero en este protocolo también participan los miembros de la compañía que forman parte de esta meta.
Esta labor de organización y mantenimiento de la misma es tan importante que incluso se utiliza en la vida cotidiana, una casa solo podrá mantenerse pulcra si todos sus habitantes colaboran en los procesos, pero ¿a qué nos referimos con orden?
La palabra ‘Orden’ viene del latín ordo, término que involucra las nociones de disposición o correlación entre partes, regidas por algún principio o regla. Para la RAE, orden, Del lat. ordo: m. Colocación de las cosas en el lugar que les corresponde; m. Concierto, buena disposición de las cosas entre sí; m. Regla o modo que se observa para hacer las cosas; m. Serie o sucesión de las cosas.
Dentro de la misma definición encontramos las herramientas que nos serán útiles para mantener el orden: definir la disposición de las partes, establecer una correlación entre tareas, implementar principios y reglas para estas correlaciones y disposición; instaurar la serie o sucesión adecuada para cada parte.
Como la definición nos indica primero debemos determinar las partes que definen cada proyecto, además de las etapas.
¿Qué elementos componen un proyecto?
Es el encargado de la planeación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los proyectos. El PM puede realizar la planeación de forma individual o recurrir a otros miembros de la organización para esta labor. Ya que este trabajo esté listo, lo presenta a los líderes de equipo para revisar la viabilidad del proyecto.
Posteriormente, conseguir la aprobación del cliente. Es el vínculo principal entre la empresa y los consumidores del producto o servicio que resulte del proyecto.
Todo aquél consumidor final o empresa a quién está dirigido el proyecto, comúnmente es la razón de ser de la empresa. Su satisfacción es fundamental para las ventas de la compañía.
Cubrimos una de sus necesidades particulares, pero es necesario contar con un monitoreo constante de sus hábitos y preferencias de consumo, nuestra competencia directa e indirecta, medios de contacto.
Aquellos que forman parte de la empresa y a quienes el proyecto afectará de forma indirecta. Estos clientes pueden encontrarse en cualquier nivel del organigrama. Su satisfacción será resultado de nuestro buen desempeño al momento de guiar el proyecto.
Nuestro buen trabajo como PMs les podrá facilitar sus procesos y asegurar su ingreso, dándoles la posibilidad de cubrir sus necesidades personales.
Cuando un proyecto involucra varios departamentos es necesario establecer una línea de comunicación que permita la coordinación, orientación y asegure instrucciones claras para todo el equipo, esto es responsabilidad del líder de equipo.
Dentro sus responsabilidades esenciales encontramos la organización de las tareas para el equipo, la designación de tareas, la comunicación de los objetivos, solución de problemas, generar informes de progreso para el equipo y los clientes internos y externos, así como para el PM.
El trabajo de los colaboradores será medido en conjunto. Este grupo de personas especializadas en tareas específicas responden a las solicitudes que les designa el Líder de equipo. Es fundamental que conozcan el cronograma de trabajo, así como las tareas designadas al resto de los miembros para poder coordinarse de ser necesario.
Al momento de desglosar los requerimientos y especificaciones del proyecto, el PM podrá definir este tipo de tareas. A cada equipo de trabajo suele entregársele una sola tarea de este tipo, pues de ella se derivarán otras que serán distribuidas a cada colaborador.
De acuerdo con la complejidad de la tarea padre será la cantidad de subtareas que se deriven de esta. Las subtareas las define el Líder de equipo, pues es quien conoce a la perfección el proceso que le permitirá a sus colaboradores cumplir con la tarea que les fue asignada por parte del PM.
Este elemento varía de acuerdo con el tipo de empresa, es decir, si es una que brinda servicios o productos. Los insumos para una empresa que brindará servicios serán todos aquellos bienes muebles, inmuebles y recursos humanos que les permitirán entregar el proyecto adecuadamente. En cambio, los insumos para una empresa de productos serán, además de los anteriores, aquellos materiales que se requieren para elaborar el bien que será otorgado al cliente.
Sin importar que formes parte de una empresa de productos o servicios sabrás que se requiere de financiamiento para trabajar. Este se utilizará estratégicamente en cada proyecto, contemplando todos los insumos necesarios para entregar el producto o servicio final. Cuando el PM ha elaborado la introducción y planificación del proyecto deberá especificar el gasto e inversiones que requiere, este suele quedar a consideración de los departamentos de contabilidad tanto interna como de los clientes.
Teniendo claro quiénes y qué elementos conforman el plan, puedes continuar la revisión de las etapas de un proyecto.
¿Cuáles son las etapas de un proyecto?
El PM define el proyecto en líneas generales. Identifica los elementos que mencionamos previamente, los canales y estilo de comunicación, viabilidad, beneficios, costos, factores de riesgo y entregables.
Presenta estos hallazgos a clientes internos y externos, así como a los líderes de equipos, este apartado contiene: nombre del cliente, nombre del proyecto, nombre del PM, objetivo, participantes, cronograma, beneficios y riesgos.
Es el momento en que se realiza la hoja de ruta del proyecto de la cual se derivan los objetivos generales del proyecto así como los específicos para cada equipo de trabajo, con el fin de tener métricas adecuadas que adelante permitan monitorear y ajustar las estrategias de ser necesario.
Los objetivos se definen de acuerdo con la filosofía de cada empresa, se pueden emplear objetivos SMART (siglas en inglés para Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Durante tiempo limitado); objetivos CLEAR (siglas en inglés para Desafiante, Legal, Inofensivo para el ambiente, Apropiado, Optimizable); o los objetivos y resultados clave OKR (siglas en inglés para Objetivos y Resultados clave).
Establece indicadores de medición para cada objetivo, es decir, una característica específica, observable y medible para mostrar los cambios y progresos en la ruta hacia tus objetivos planteados.
A la par debes crear las tareas a ejecutar. A diferencia de los hitos, estas requieren cierto tiempo para completarse, mientras que los hitos únicamente señalan que se ha alcanzado cierto progreso hacia el proyecto final.
El equipo completo empieza a trabajar en el cumplimiento de los objetivos establecidos para cada tarea padre y subtarea. El PM inicia esta etapa asignando las tareas a cada Líder de equipo, que a su vez designará a cada colaborador la que le corresponda.
Añade a las tareas el tiempo ideal que deberán dedicar a las tareas, así como las fechas de entrega, revisión, ajuste y entrega final; bríndales información referente a los indicadores que emplearás para que el resultado final sea el esperado.
Medir el progreso en el proyecto es necesario para reconocer aquellos aciertos, pero especialmente encontrar las fallas o deficiencias que deben corregirse antes de que la fecha de entrega te alcance.
No es necesario que el monitoreo y control lo realices al obtener las primeras entregas de los diferentes equipos, puedes realizarlo en cualquier momento, ya sea porque se han presentado muchas dudas o dificultades en alguna área o porque alguno de tus clientes te ha solicitado información sobre el avance.
Para monitorear recuerda volver a tus objetivos SMART, CLEAR u OKR, analiza el progreso en tus indicadores y comparte el desempeño con los líderes y, de ser necesario, con los colaboradores.
Ha llegado el momento de proporcionar los entregables a tus clientes internos y externos, estos deberán ajustarse a los que estableciste en la etapa de inicio, y que fueron comunicados dentro del proyecto.
También es el momento de revisar los resultados de acuerdo con los indicadores y brindar la retroalimentación necesaria a cada equipo. Es importante que esta retroalimentación contenga tanto los aciertos como las áreas de mejora.
De acuerdo con la complejidad del proyecto y del tipo de organización que lo realice, estas etapas pueden repetirse. Por ejemplo, en un proyecto de implementación de un ERP, estas etapas suelen ser iterativas y suceden varias veces durante el ciclo de vida del proyecto, sobre todo en aquellos tópicos con un alto componente de desarrollo de software, adoptando un esquema ágil de despliegue de actividades.
Por otro lado, se manejan estas etapas como grandes hitos del proyecto en cuando al trabajo necesario para adecuar a los equipos humanos, realizar las procuras, desplegar la infraestructura, entre otras actividades que pueden gestionarse en forma de cascada.
Sabemos que toda esta información puede ser abrumadora, pero por fortuna hay herramientas que te permiten llevar todos tus proyectos en una sola plataforma, a la que además cada colaborador podrá acceder para obtener y cargar información. Nuestra favorita es la aplicación de Proyectos del Sistema de Planificación de Recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés), Odoo 16.
¿Cómo iniciar un Proyecto desde Odoo 16?
Desde tu Dashboard ingresa a tu módulo de Proyecto, da clic en el botón de crear y llena la tarjeta con la información que requiere. El único dato obligatorio es el nombre, sin embargo te recomendamos apuntar la información con la que cuentes, para que tu base de datos esté lo más completa posible. Guarda la tarjeta.
Crear una tarea.
Cada tarea te permite dar seguimiento detallado de cada actividad. Puedes crear una nueva tarea desde tu proyecto con el botón de Crear > Guardar.
Da doble clic a tu tarea, da clic en Editar y anota toda la información de tu tarea: Asignada a; Propietario; ¿Quién completó esto?; Tarea padre (en caso de que sea una subtarea); Fecha límite, Etiquetas, Ticket, Elemento del pedido de venta, Horas estimadas; Cliente.
Da clic en Guardar y ahora podrás compartir la tarea a quién la hayas designado. Si completaste la información adecuadamente le llegará una notificación a través del medio que tu compañía haya destinado para entregar los mensajes de Odoo.
Crear una subtarea.
Sabemos que las actividades tienen flujos y necesidades de trabajo diferentes. En ocasiones es necesario definir tareas más específicas que permitan el cumplimiento de tareas mayores y finalmente el proyecto.
1. Desde el Proyecto.
2. Desde la Tarea.
Dentro de tu Tarea da clic en el botón de Subtarea, esto te llevará a una nueva ventana.
Ahora, si das clic en este botón podrás ver las Subtareas con toda su información: ID, Título, Proyecto, Asignada a, Horas facturables, Horas dedicadas, Porcentaje de avance, Siguiente actividad, Etiquetas y Etapa.
Hojas de horas.
Todas las personas que contribuyan a cumplir con esta tarea podrán cargar su tiempo desde la misma, en la pestaña de Hojas de horas. Simplemente da clic en Editar, Agregar una línea, incluir la descripción y el tiempo destinado en la tarea, y finalmente da clic en Guardar.
Si al momento de la creación de la tarea agregaste el número de Horas estimadas para esta tarea, podrás ver el avance en Horas dedicadas vs Horas facturables.
Monitoreo y control.
Desde el módulo de Proyectos también podrás monitorear las Tareas y Subtareas en las que está trabajando cada equipo.
Al ingresar a cada tarea podrás ver la fecha, el empleado, el tiempo y la descripción de la actividad dedicada a cada tarea. Puedes acceder a esta información ingresando a la tarea, y dando clic a la pestaña de Hojas de horas.
Obtener informes.
Los equipos de trabajo se han encargado de nutrir de información tu Proyecto, sus Tareas y Subtareas. Es momento de obtener los gráficos y tablas que nos permitan visualizar todo el avance, y ajustar lo necesario para que el proyecto se cumpla en tiempo y forma.
Al ingresar a tu proyecto, en la esquina superior derecha encontrarás estos íconos que te llevarán a la vista Pivot y Gráficas 
Pivot te brinda la información de cada empleado, con el número de tareas que tiene en cada etapa. Así puedes acceder fácilmente al listado de tareas pendientes, por ejemplo, y verificar que no se haya cumplido la fecha límite. También puedes conocer las horas planeadas, reales y restantes de cada tarea.
Si en lugar de Pivot eliges Graphics podrás acceder a esta información pero en diferentes tipos de gráfica. Puedes elegir la que te sea más útil con los botones que se encuentran en la esquina superior izquierda de tu tablero de Proyecto.
