La industria hotelera es una fuerza económica significativa y en constante crecimiento que es conocida por sus desafíos únicos, resultado de la necesidad de gestión de múltiples procesos. 

Administrar de forma eficiente reservaciones, alimentos y bebidas, contabilidad, inventarios y hasta tiendas de recuerdos, puede ser una tarea abrumadora, y utilizar sistemas independientes puede convertir la gestión en un caos. 

Para mantenerse dentro de la competencia de este sector, las empresas hoteleras están recurriendo a soluciones de software como Sistemas de Gestión de Propiedades (PMS por sus siglas en inglés) de la mano de Sistemas de Gestión de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), para simplificar y optimizar sus operaciones.

Vincular tu PMS con un ERP puede abrirte grandes oportunidades para la optimización de la eficiencia y gestión de tu negocio de la industria hotelera u hospitalaria. Esta integración va más allá de la mera gestión de reservas y facturación (aunque no es tema menor), y te permitirá una operación fluida y efectiva. 

Al elegir un ERP para vincular con tu PMS tu mejor opción será contar con uno de código abierto, como Odoo, que gracias a su flexibilidad y posibilidad de personalización, te permitirá adaptarlo a las necesidades específicas de tu unidad o unidades de negocio, algo esencial en industrias con requisitos variables. 

1. Eficiencia operativa. La vinculación de tu PMS con Odoo permite una gestión más eficiente al eliminar la duplicación de datos y procesos manuales. Los datos de reservas, inventario y transacciones fluyen sin problemas entre los sistemas, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
2. Información en tiempo real. La integración proporciona acceso a datos en tiempo real, lo que permite tomar decisiones informadas de manera oportuna. Esto es esencial para la toma de decisiones estratégicas y tácticas.
3. Gestión financiera. La conexión entre PMS y Odoo facilita la gestión financiera al proporcionar información precisa sobre ingresos, gastos y beneficios. Los datos se sincronizan automáticamente, lo que simplifica la contabilidad y el informe de impuestos.
4. Experiencia del cliente. Al tener información actualizada sobre reservas, preferencias y facturación, tus empleados pueden brindar un servicio más personalizado a los huéspedes, mejorando la satisfacción del cliente.
5. Control de inventario. La integración permite una gestión más eficaz del inventario, lo que evita pérdidas por falta de existencias o exceso de inventario. También ayuda a optimizar la cadena de suministro y reducir costos.
6. Cumplimiento normativo. La sincronización de datos entre el PMS y Odoo ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas específicas de la industria, como la gestión de datos de clientes o la facturación precisa.
7. Análisis y reportes avanzados. Al contar con datos precisos y actualizados, se pueden generar análisis y reportes más detallados para evaluar el rendimiento del negocio y planificar estrategias de crecimiento.
8. Escalabilidad. La integración PMS-Odoo es escalable y se adapta a las necesidades cambiantes de tu negocio a medida que crece. Puede incorporar nuevas funciones y características a medida que sea necesario.

La elección de Odoo como solución ERP se basa en varios factores clave. Primero, la modularidad de Odoo permite una implementación por fases, lo que resulta beneficioso para empresas que no pueden permitirse una interrupción completa de sus operaciones. 

Además, la interfaz de usuario intuitiva facilita la adopción, lo que es crucial para un sector en el que los usuarios no suelen estar acostumbrados a utilizar sistemas centralizados y en el que la rotación de personal es elevada en comparación con otros campos.

Un aspecto particularmente importante es la capacidad para integrarse con sistemas existentes. Con el trabajo de una empresa implementadora como Vauxoo, Odoo puede sincronizarse con un PMS de tu empresa hotelera, para centralizar la información y simplificar la gestión.

Gracias a nuestra experiencia con empresas de hotelería hemos observado que antes de implementar Odoo estas compañías se enfrentan a desafíos significativos, especialmente por operar su gestión desde múltiples sistemas especializados, uno para cada aspecto de su negocio, desde el PMS de reservaciones hasta el control de inventario. 

Esta fragmentación dificulta la toma de decisiones y la eficiencia operativa,  volviendo la gestión más complicada de lo que debería. Al poder centralizar la información e identificar oportunidades para mejorar los procesos, Odoo es un aliado para cualquier empresa de la rama de la hotelería.

La industria hotelera no descansa, la llegada y salida de huéspedes es constante, el consumo en el restaurante y la tienda de recuerdos también lo es ¿Cómo es posible cambiar de sistemas si mi negocio no para ni un segundo?

Las empresas con experiencia como Vauxoo escuchamos a nuestros clientes para saber cuándo y de qué manera necesitan cambiar su sistema, por eso trabajamos por fases.

Una de las primeras necesidades que atendemos es la integración de la información contable dentro de la instancia de Odoo. En esta primera fase, se aborda la implementación contable, lo que incluye adaptaciones específicas para que Odoo se ajuste a las necesidades analíticas de la empresa, que puede operar varias unidades de negocios dentro de una sola plataforma contable. 

Después, el corazón de cualquier industria hotelera moderna, el PMS. Integramos Odoo con el PMS, así se sincronizan las reservaciones con los datos contables. Esta etapa permite un flujo de datos más eficiente y mejora la visibilidad de las operaciones.

Posteriormente, las operaciones diarias que incluyen las compras  y la gestión de inventario, brindando una solución completa para la gestión de adquisiciones y abastecimiento en un solo lugar.

Más adelante, se puede seguir nutriendo la instancia de Odoo con todos aquellos módulos necesarios para la correcta gestión de tu cadena de hoteles, el uso de plataformas de marketing, comunicación o hasta la capacitación de tu personal. 

Por supuesto que estas etapas pueden ser modificadas de acuerdo con las necesidades de cada empresa del sector hotelero, reconociendo que cada una ha encontrado un estilo paragestionar sus operaciones.

Sabemos que la resistencia al cambio es un obstáculo para cualquier compañía que necesite cambiar su forma de operar, en Vauxoo contamos con procesos claros para la gestión del cambio con el fin de lograr que cada usuario (que serán tus empleados) tenga claridad de los nuevos procesos y sepa aprovechar las oportunidades que le brinda esta nueva herramienta,

Dentro de la industria hotelera que aún no maneja un ERP, los empleados están acostumbrados a utilizar sistemas independientes e intuitivos, por lo que adaptarse a un ERP que cuenta con servicios más amplios requiere de tiempo y apoyo continuo, sin embargo, gracias a la interfaz intuitiva de un sistema como Odoo y al servicio de gestión del cambio de empresas implementadoras como Vauxoo, este cambio se facilita y fluye de la mejor manera.

La industria hotelera enfrenta desafíos únicos, tu compañía de hospedaje debe tener los propios, pero utilizar herramientas flexibles, modulares y con la posibilidad de integración con tus softwares actuales como lo es Odoo, te permite simplificar tus operaciones y lo más importante, brindar el mejor servicio a tus huéspedes.