El uso de un ERP ayuda a las empresas a mejorar sus procesos y aumentar su rendimiento, pero, ¿por qué algunas veces fallan este tipo de implementaciones? A lo largo de este blog te contamos por qué sucede y te compartimos algunos consejos para que la implementación de un ERP en tu empresa sea exitosa.
En el proceso de implementación de un ERP las dos partes (cliente e implementador) buscan que el proyecto sea un éxito; sin embargo, existen diversos factores que podrían afectar la implementación de un ERP, según las estadísticas mostradas por el blog erpfocus el 60% de los proyectos ERP fallan, y se le asocia a la deficiente disciplina gerencial al momento de implementar un ERP.
A continuación te mostramos 3 grandes grupos de factores que pueden afectar la implementación y cómo evitarlos.
1. Deficiencia en la selección del ERP
Falta de herramientas para el futuro
En esta nueva realidad las empresas necesitan soluciones flexibles, versátiles y orientadas al futuro que les permitan cubrir la operación de la compañía y además proporcionar herramientas integradas al ERP y que ayuden tanto a automatizar la operación como a mejorar la experiencia del cliente, ofreciendo herramientas tales como:
- Apps de comunicación (chat, encuestas, firmas electrónicas, VoiP).
- Apps de Marketing (Email marketing, social marketing, SMS, Chat Bot).
- Apps de sitios web (eCommerce y conectores con marketplaces, blogs, eventos, gestión de citas, sitios web, aprendizaje en línea).
Cuando un ERP no cuenta con estas herramientas, las empresas tendrán problemas en el futuro, ya que no podrán encarar de mejor manera los desafíos actuales (Esquemas de trabajo remoto, la digitalización empresarial, Marketing 5.0, entre otros). En este momento, lastimosamente las empresas se verán forzadas a incurrir en desarrollos o a contratar integraciones con otros software para cubrir estas necesidades, generando un desbordamiento de los costos y tiempos del proyecto.
No prever expansiones a otros países
Adquirir una solución local (con soporte tributario y fiscal solo para un país) puede ser una alternativa para muchos, sin embargo, a hoy, las limitaciones geográficas casi que han llegado a su fin y la estrategia de las compañías se está volcando a incursionar en nuevos mercados. Seleccionar un ERP que no se adapte a esta realidad, conlleva a las empresas a reemplazar rápidamente su ERP actual ante una expansión hacia el mundo, o lo que es más crítico, a tener diferentes ERP por país que no estén vinculados entre sí imposibilitando la consolidación financiera, operativa, entre otras.
Selección de un software que no permita decrecer
El seleccionar un software que no les permita decrecer en módulos o licencias es una afectación directa al flujo de caja de la compañía. Normalmente las empresas tienen como objetivo crecer y aumentar su cartera de clientes, pero a veces por diferentes factores los clientes pueden disminuir y las compañías deben seguir pagando anualidades por haber adquirido modelos de licenciamientos perpetuos con anualidades de mantenimiento y cláusulas que no les permiten decrecer en número de licencias de uso.
Alcances del proyecto no medibles
Este problema se genera cuando los proyectos se basan más en la expectativa que tiene el cliente, que en un análisis detallado de las prioridades, las fases, y los entregables mínimos viables. En estos casos, nos enfrentamos a que el proyecto se convierte en algo muy abstracto y medir los resultados obtenidos a lo largo del tiempo puede volverse complejo. Se estima que el 90% de los clientes que implementaron un ERP no logran medir su retorno de inversión. [1]
2. Mala preparación en el proceso de selección del implementador del ERP
Búsqueda del implementador de menor costo.
Al hacer las búsquedas necesarias para elegir un ERP las empresas suelen hacer filtros por costos, uno de los grandes errores es seleccionar un proveedor donde las consultorías parecen muy atractivas en los costos y no observan su calidad.
Falta de información de casos de éxito del implementador.
Es crucial que el implementador del ERP que tu empresa seleccione sea un aliado estratégico del editor del software, que tenga reconocimiento, una gran cantidad de casos de éxito, proyectos implementados y garantice el éxito del proyecto.
Responsabilidad del implementador en analizar el alcance del proyecto.
También es importante que el implementador asuma la responsabilidad de ayudar a tu empresa a definir el alcance del proyecto, cuál es la brecha entre lo que se necesita contra lo que la herramienta hace. Es fundamental que en la elección del implementador se tome en cuenta las herramientas que te ofrece para realizar ese retorno de inversión.
3. Implementación del ERP sin control y planificación
Falta de control y planificación del lado del cliente
Poca o nula involucración de los directivos.
Muchas veces los directivos de la compañía no se involucran en la implementación, esta parte es crítica porque se toman decisiones estratégicas importantes dentro de estos proyectos.
Personas con poca experiencia de la compañía dentro del proyecto.
Se debe de colocar a las personas que más conozcan a la empresa y estén enterados de todos los procesos dentro de la misma para garantizar el éxito del proyecto de implementación.
Falta de una gestión del cambio.
Es importante que las empresas hagan procesos de gestión del cambio para la implementación que permitan motivar a los usuarios con la herramienta y con el cambio que se viene. El 95% de las empresas que fracasan dedican menos del 10% de su presupuesto a la gestión del cambio. [1]
Falta de control y planificación del lado del implementador
Sobrepersonalización del ERP en comparación a la versión que el editor ofrece por defecto.
Deficiencia en la estrategia de entrenamientos a usuarios claves y usuarios finales del nuevo sistema.
Mala preparación de datos maestros o falta de purificación de datos descontinuados o en desuso de sistemas legados.
Pruebas inadecuadas a las funcionalidades requeridas por el usuario que no permiten cerrar la brecha entre lo requerido y lo ofrecido por el software.
¿Cómo evitar estos problemas?
1. Los relacionados con la deficiencia en la selección del ERP
Para evitar el problema de falta de herramientas a futuro, las empresas deben hacer un proceso formal de evaluación de ERPs, que puede ser llamado Solicitud de Información (Request For Information, RFI), en el cual se levantan los requerimientos que esperan que cuente la herramienta para tener una vista más amplia de lo que un vendedor de ERP ofrece. Las empresas deben hacer una evaluación exhaustiva usando una matriz de criterios y soluciones.
Un RFI deberá incluir criterios como:
Requerimientos funcionales: Esta es la parte más importante, las empresas deben explicar cuál es el objetivo por el cual buscan implementar un ERP (Mejorar los procesos en la producción, llevar un récord mucho más preciso en distribución, unir todas las áreas de la empresa en un solo sistema para llevar un mejor control, entre otras). Y con base en ello hacer preguntas enfocadas a ese objetivo para conocer cómo el ERP del implementador puede cumplir esos requerimientos.
Evaluación de los casos de éxito del implementador: Un gran factor a considerar es si la empresa que ofrece el ERP ha realizado implementaciones con otras empresas del mismo giro. Se deben pedir referencias de su trabajo (casos de éxito de la herramienta en otros clientes con un giro similar).
Esta información se utiliza como un filtro para decidir que implementadores de ERP pueden cumplir con los requerimientos y cuentan con experiencia en la implementación en ese tipo de negocios, para posteriormente poder conocer más a fondo a través de demos, reuniones, pruebas de conceptos, entre otros.
Respecto al problema de la escalabilidad lo mejor es que se agreguen esas problemáticas (¿La herramienta es viable de usar en otros países?, ¿Me permite decrecer en licencias o módulos?, y ¿Existe una segmentación por fases dentro del proyecto?) a la matriz de criterios de evaluación de la Solicitud de Información (Request For Information, RFI).
2. Los relacionados con la selección del implementador del ERP
Después de realizar una Solicitud de Información (Request For Information, RFI) y haber filtrado a las mejores empresas que cumplen con los criterios se debe generar una Solicitud para Propuesta (Request For Proposal, RFP) en la cual se muestran aspectos de la situación actual y los requerimientos necesarios. Se le envía a los proveedores un archivo con detalles como:
La cultura de la empresa.
La estrategia y objetivos del proyecto.
El estado actual y contexto de la situación de la empresa.
Requerimientos y características que se necesitan de la herramienta.
Requerimientos dentro del proyecto de implementación (Tiempos y personal para la implementación).
El tipo de soporte que se necesitará y en qué áreas.
Entre más conozca el vendedor e implementador del ERP sobre las necesidades que se tienen más sencillo será para él generar una propuesta. El siguiente paso es evaluar las propuestas enviadas por los vendedores, donde se deberá evaluar:
La información de la trayectoria del implementador.
Entendimiento del alcance del proyecto, incluyendo una línea de tiempo del proyecto, y demás detalles que ayuden a la estimación de costos.
Lista de requerimientos que ya cumple o puede cumplir el ERP versus los requerimientos actuales de la empresa.
Tiempos de entrega.
Referencias y calificaciones del implementador.
Calidad en el levantamiento de requerimientos.
Presupuesto y precios.
Términos y condiciones contractuales.
Al terminar se selecciona a los mejores proveedores, se genera una solicitud para cotización y al recibir respuesta de cada uno pasamos a la fase de seleccionar al proveedor que más se adecue a los requerimientos de la empresa para pasar a la contratación y firma de acuerdos.
3. Los relacionados con la implementación del ERP
Pedir al implementador que se maneje una metodología que permita tener un análisis de retorno de inversión (Return of Investment, ROI) o un análisis de brecha (GAP analysis), esto permitirá medir la expectativa, ver lo que realmente hace la herramienta y determinar qué ahorro voy a tener con la inversión que estoy realizando contra lo que tengo actualmente.
Involucramiento de los directivos y personas que puedan tomar decisiones dentro del proyecto.
Realizar una actividad de gestión del cambio interna, paralela a la implementación del proyecto.
Reservar los recursos y personas que estarán involucradas en el proyecto tanto del lado del cliente como del lado del implementador.
Planificar a detalle tomando en cuenta la evaluación de riesgos sobre aquellas actividades que pueden ser impactadas si surgen incidencias.
Identificar y mantener una gestión de riesgos a lo largo de todo el proyecto.
Recuerda que el 60% de los ERP’s que fallan en la implementación se deben a una falta de disciplina y mala planificación del proyecto, por ello, antes de comenzar a hacer una exploración de los ERP’s que existen en el mercado se debe tener una estrategia clara y objetivos planificados por parte de tu empresa para poder mantener esa dirección durante todo el proyecto, evitando así la posibilidad de que sucedan estos problemas. Además, en la medida que explores y analices más sobre aquellos requerimientos que los proveedores te ofrezcan, su trayectoria y la involucración del proyecto sea completa por parte de tu empresa, mayor será la probabilidad de que llegues a los objetivos planteados.