Pasos para implementar un ERP

Mientras tu empresa va en crecimiento, sus necesidades también crecen. El uso de un ERP se vuelve indispensable para la automatización de muchas prácticas asociadas con los aspectos operativos y productivos de tu empresa, además, integra la información entre sus distintas áreas.

Desde nuestra experiencia como implementadores manejamos 3 tipos de implementaciones en un ERP, todas dependen del número de usuarios y si existirán o no desarrollos dentro del sistema ERP. Conocer el proceso de implementación te brinda una idea más clara de aquellos esfuerzos que deberás realizar para que todo sea un éxito.

Proceso de implementación de caja

1. Demostración: Generamos una demostración al cliente para conocer los módulos que necesita para su empresa y verificar si el software lo ofrece. En este tipo de implementación el cliente debe adaptarse al software, ya que no se planifica ningún desarrollo y no habrá algún tipo de modificación.

2. Parametrización: Nuestro gerente de proyecto utiliza la información que obtuvo de la demostración y se comienzan a configurar los módulos uno a uno, en esta etapa ocurre la migración de los datos del anterior sistema al nuevo ERP. 

3. Pruebas y salida a producción:Se generan pruebas de casos de uso con el cliente, si no está de acuerdo se vuelve a parametrizar y a hacer pruebas, todo con la finalidad de salir a producción.

4. Gestión del cambio:La gestión del cambio busca facilitar y conseguir la implementación exitosa en los procesos de transformación en una empresa, implica trabajar con las personas para la aceptación y asimilación de los cambios y reducir su resistencia a los mismos. El proceso de gestión del cambio puede ser pequeño en esta implementación, ya que no existen tantos usuarios dentro de la empresa, lo que implica menos esfuerzos.

Proceso de implementación de proyectos de desarrollo chicos

1. Análisis de brecha (GAP analysis): El gerente del proyecto recaba toda la información de las necesidades de negocio de la compañía. Se comienza con un ERP de caja y se capacita al usuario sobre su uso, para posterior a ello poder revisar la brecha y encontrar la mejor solución para resolverla. Se entrega una lista de las necesidades de negocio divididas por área y un estimado del plan, sus fases y el presupuesto de los próximos pasos.

2. Parametrización y desarrollo: En esta etapa se comienza a configurar el ERP con los parámetros definidos en el análisis de brecha, en paralelo se inicia con los desarrollos que se requieren. A lo largo de esta etapa se realizan pruebas con casos de uso del día a día con el cliente, con la finalidad de validar los avances y funcionalidades antes de salir a producción.

3. Salida a producción: Después de haber realizado el desarrollo y las pruebas se comienza con la salida a producción, en este tipo de proyectos la salida a producción se divide en varias partes, ya que si todo el sistema saliera al mismo tiempo se tendrían varios usuarios cambiando de software el mismo día, generando riesgos y volviéndolo más complejo. En este tipo de proyectos no hay un punto de producción completo, es un proceso escalonado donde se puede tener el área de contabilidad lista y funcionando en el ERP mientras que el área de compras puede estar en desarrollo.

4. Gestión del cambio:En esta última etapa el cliente debe comenzar con una gestión del cambio para una implementación exitosa, además se les da un acompañamiento para continuar revisando las herramientas desarrolladas y estabilizarlas. 

Proceso de implementación de proyectos de desarrollo grande: 

1. Identificación de los interesados: Es uno de los procesos con más importancia y se realiza antes de que el proyecto sea aceptado. En esta etapa se identifican y clasifican por su nivel de influencia o impacto dentro de la organización a todos aquellos que se pueden verse involucrados o afecten el proyecto. Tiene lugar durante todo el ciclo de vida del proyecto realizándose de forma periódica.

2. Matriz de riesgos:Esta etapa consiste en identificar los posibles riesgos al implementar el ERP, determinando la probabilidad de ocurrencia y su impacto a la empresa en caso de materializarse.

3. Análisis de brecha (GAP analysis):Se comienza con un análisis de brecha para determinar el alcance de la herramienta contra las funciones que el cliente necesita y generar una solución a esa brecha.

4. Pruebas de concepto de las funcionalidades: En esta etapa se comienza a realizar una configuración inicial de Odoo para cubrir los flujos de trabajo ya analizados. Al finalizar esta fase, los usuarios principales ya cuentan con demostraciones completas de sus flujos y pueden probarlos individualmente.

5. Se importan los datos y se comienzan los desarrollos específicos: Una vez culminada las pruebas de concepto se muestra la solución a los usuarios claves de la empresa y se validan los desarrollos en los cuales valdría la pena invertir tiempo, se generan las listas con los desarrollos específicos esenciales y los desarrollos específicos no esenciales. En esta etapa se importan los datos al ERP y en paralelo se hacen los desarrollos específicos que son considerados esenciales.

6. Validación y entrenamiento:En esta etapa se comienza a entrenar a los usuarios de la compañía y ocurren las últimas validaciones por parte del cliente para comenzar la salida a producción.

7. Salida a producción: Esta etapa se divide en dos partes, la primera es llevar a producción algunos módulos, revisar si ocurren incidencias y entregar la resolución de incidencias. La segunda parte ocurre un mes después de la primera salida a producción, se revisa la lista de desarrollos no esenciales y junto con la retroalimentación del cliente la priorización de dichos desarrollos cambia, el 50% de los desarrollos detectados al principio no son necesarios y 25% equivale a nuevos desarrollos.

8. Gestión del cambio: En este tipo de proyectos la gestión del cambio debe estar desde el inicio del proyecto para mitigar los problemas en la adaptación al nuevo sistema por parte de los empleados, comenzando con una campaña de conformación de la identidad del proyecto y la estrategia de como comunicarlo. Además de poder ayudar y supervisar el entrenamiento de los empleados.

¿Por qué debería hacer una gestión del cambio al implementar un ERP?

La gestión del cambio debe realizarse para gestionar y reajustar la transición de los colaboradores en el cambio de hábitos, mitigando la disminución en su productividad. Además, ayuda a aquellos empleados a comprender las funciones del nuevo sistema o alguna característica en específico. Sin la gestión del cambio es más difícil para los empleados adaptarse y adoptar al sistema ERP como parte de su trabajo. 

Un proyecto de implementación de ERP tiene un alcance muy amplio y puede llevar a una compañía a la eficiencia operativa, debes recordar que no es una tarea pasajera, es un proceso continuo y que a menudo deberá ser revisado para evitar problemas. Ahora que conoces los procesos de implementación podrás identificar que tipo de implementación de un ERP podría tener tu empresa.