El módulo de gastos de Odoo ayuda a mejorar la gestión sobre los gastos en viáticos que son generados por los colaboradores, conocerlos es de gran importancia para tu empresa, independientemente de cuál sea su tamaño, ya que tener conocimiento y un registro de ellos te ayudará a mejorar el manejo de flujo de caja, así como la relación con los colaboradores.
¿Qué es el control de gastos de tus colaboradores?
El control de gastos trata de identificar cada salida de dinero en tu empresa para optimizar los recursos y costos con el fin de generar el mayor beneficio para la misma. También, busca evitar y prevenir gastos innecesarios que sean causantes de fugas de dinero.
Mejores prácticas para el control de gastos de tus colaboradores
A continuación te presentamos las mejores prácticas para llevar un correcto control de gastos de tus colaboradores en tu empresa:
Planifica
La planificación fomenta la reducción de los costos, pues el encargado tendrá suficiente tiempo para establecer objetivos y optimizar el uso de recursos.
Utiliza un software para llevar un control
El empleo de un software puede ayudar a tu empresa a centralizar la información y proporcionar una perspectiva integral del presupuesto disponible y los costos predecibles.
Comprueba los gastos
El colaborador debe entregar los comprobantes, indicando detalladamente el gasto así como el monto total. Una vez hecho esto, el encargado deberá verificar la veracidad y validez de cada comprobante, así como revisar que cada uno cuente con la fecha, lugar, e importe de manera correcta, de esta manera podrá aprobar o rechazar el comprobante.
Beneficios de llevar un control de gastos con Odoo
El proceso de gestión de gastos puede ser mucho más fácil de lograr si tu empresa cuenta con un software, ya que puede hacer el proceso mucho más ágil y rápido. Odoo ofrece diversas funciones que sin duda se convertirán en tu gran aliado. A continuación te presentamos algunas:
Gestiona los gastos diarios de tus colaboradores
Ya sean viáticos, suministros de oficina o cualquier otro concepto de gasto, podrás acceder a todos los recibos y cargos desde el tablero de gastos y crearlos, validarlos o rechazarlos con un solo clic.
Es posible subir todos los recibos directamente en el registro de gastos
Los empleados pueden adjuntar fácilmente copias de sus recibos directamente a un registro de gastos para evitar perderlos, así como añadir archivos adjuntos sobre la marcha a través de cualquier dispositivo móvil, tomando una foto del recibo y enviándola a la dirección de correo electrónico designada.
Para el caso de México, enviando por correo electrónico el XML que nos proporciona el proveedor, se genera el gasto con el monto, el nombre del proveedor y fecha, lo que facilita la carga manual y validación de los datos de la factura.
Administra los gastos por equipo
Podrás seguir fácilmente los registros de gastos de todo el equipo para estar al corriente de los costos y asegurar que se mantengan dentro de sus objetivos y de su presupuesto.
Reporte de gastos
El empleado puede armar un reporte de gastos que es enviado a aprobación, bien sea por su jefe dentro de la organización, por su encargado de cuentas, por pagar o inclusive por ambos.
Dicho reporte es auditable por todos los involucrados y puede ser consultado en cualquier momento histórico.
Si quieres conocer más sobre el módulo de Gastos de Odoo, te dejamos el siguiente webinar, en donde nuestro compañero Usiel explica de manera detallada lo que puedes encontrar dentro de dicho módulo.