Un flujo de ventas consiste en aquellas etapas que se utilizan para dar seguimiento a los prospectos que llegan a tu empresa hasta que se convierten en clientes. A lo largo de este blog post te contamos sobre las etapas de un flujo de ventas, por qué deberías tener uno y cómo administrarlo para mejorar tus ventas.
Cerrar ventas depende de varios factores, como: la atracción de los prospectos correctos, un buen análisis del mercado y sobre todo de un proceso bien definido al vender. Sin un proceso no existe un récord exacto, ni una visibilidad de hacia dónde se dirige cada prospecto que llega, y por lo tanto no se puede generar una mejora si no se conoce con certeza en donde se está fallando.
Todo negocio necesita de las ventas, pero es muy importante tener en cuenta que no solamente son acciones (Llamadas telefónicas, correos, cotizaciones), se debe de tener un orden al atender clientes para obtener resultados consistentes y predecibles. Es ahí donde entra el flujo de ventas.
Un flujo de ventas se trata de los pasos por los que llega un prospecto a una empresa hasta que se convierte en un cliente. Consiste de una serie de pasos o etapas las cuales están orientadas a continuar el proceso de decisión de los clientes (Oportunidad, Calificado, Propuesta enviada, Ganado/Perdido).
Etapas de un Flujo de venta
1. Prospecto: El prospecto llega a la empresa a través de los esfuerzos de marketing, relaciones públicas o actividades promocionales que el equipo establece. Todo comienza con la curiosidad acerca de tu empresa y la duda de saber si es posible que tu producto o servicio soluciona sus necesidades.
2. Oportunidad: Esta etapa consiste en aquellos prospectos que ya han llegado a tu negocio, puedes comenzar con una llamada o una reunión para generarles una demo de como funciona tu producto y qué problemas resuelve, es aquí donde el representante de ventas identifica si cumple con los criterios para ser considerado un prospecto calificado.
3. Calificado: Los prospectos entran a esta etapa si el representante de ventas considera que están calificados como una oportunidad para ganar. Se generan llamadas, reuniones y correos para identificar sus necesidades, a través de todas estas acciones se descubre si cumple con los siguientes criterios:
¿Tiene una necesidad que se resuelva con tu producto o servicio?
¿Tienen un presupuesto en mente para comenzar?
¿Tienen planeado un tiempo para resolver esa necesidad?
¿Es la persona adecuada para poder solicitar la compra?
Si el prospecto cumple con todos los criterios es momento de generar una propuesta.
4. Propuesta Enviada: Se genera una propuesta y aquí comienza una negociación, si está de acuerdo con la propuesta, en caso de no ser así se deberá generar otra llamada para acordar las necesidades nuevas o faltantes del prospecto
5. Ganado/Perdido: Si el prospecto ha aceptado la propuesta se vuelve un cliente y puede pasar a la etapa de ganado. Si el prospecto ha dejado el proceso en cualquiera de las etapas anteriores se marca cómo una oportunidad perdida.
¿Por qué debo tener un flujo de ventas?
1. Visibilidad en todas las oportunidades de venta: Un flujo de ventas te permite visualizar como las oportunidades de venta progresan en las diferentes etapas de tu proceso.
2. Sistematizar aquello que funciona: Cuando llevas un orden en tu flujo de ventas podrás notar cuando alguna etapa no se alinea con tu proceso, o inclusive que exista una etapa previa o posterior a las demás.
3. Obtener insights basados en tus prospectos: A medida que vas usando un flujo de ventas y comienzas a conocer a los prospectos que van llegando podrás obtener datos valiosos para tu proceso. En un ejemplo, si comienzas a notar que tus representantes de venta tardan mucho más tiempo en una etapa del proceso y duran un mes intentando pasar a un cliente de una etapa a otra entonces deberás considerar un entrenamiento práctico para que puedan sobrellevar esa etapa.
4. Podrás generar un pronóstico de tus ingresos: Utilizando un flujo de ventas podrás obtener un reporte de cuántos prospectos has adquirido y cuántos has perdido en cierta medida de tiempo y podrás utilizar esos datos para generar un pronóstico de cuánto venderás el siguiente periodo.
¿Cómo construyo mi flujo de ventas?
Para comenzar a construir tu flujo de ventas deberás identificar por cuál canal llegan tus prospectos, visualizar cuáles serán las etapas por las que pasará antes de finalizar la venta y cuáles serán las acciones que realizaras en cada una de las etapas.
¿Cómo administro el flujo de ventas?
Recuerda darle un seguimiento a tus prospectos: Cuando un nuevo prospecto entra a tu flujo de ventas deberás identificar si cumple con los criterios de cada etapa para pasar a las siguientes en el proceso. Entre más tardes en darle un seguimiento al prospecto, mayor es la probabilidad de que salga de tu flujo.
Monitorea las métricas de tu flujo de ventas: Optimizar requiere de datos para poder encontrar un punto de mejora.
¿Cuántos prospectos han llegado a la etapa de “Ganados” este mes?
¿Cuáles fueron las razones por las que los prospectos llegaron a la etapa de “Perdidos”?
¿Cuánto tiempo se necesita en promedio para que los prospectos de cada segmento lleguen a la etapa de “Ganados”?
¿Cuántas interacciones en promedio se necesitan para conseguir una venta?
Entre más analices los datos que tu flujo de ventas te proporciona y más tiempo entiendas donde te puedes enfocar, mayores serán los resultados.
Flujo de ventas en Odoo
En el proceso del flujo de ventas se genera, se califica y se cierran iniciativas a través del ciclo de venta. El módulo de CRM de Odoo cuenta con un tablero tipo Kanban, en donde las etapas son traídas desde el extremo izquierdo y van desplazándose hacía el lado derecho según el avance que tenga cada una. Cada etapa se refiere a un proceso de tu flujo de ventas. Un ejemplo sería: Nuevo, calificado, propuesta, negado, ganado/perdido.
Puedes trabajar con el tablero prediseñado o puedes cambiarlo, así como agregar nuevas, igualmente tendrás la posibilidad de hacer personalizaciones de automatismos en el cambio de las etapas para generar comunicación al instante con el prospecto de cliente.
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Un flujo de ventas bien estructurado permitirá a tu equipo mantener un mayor control durante todo el proceso de venta, igualmente, permite obtener una visión general de las iniciativas, así como las oportunidades y los clientes potenciales.