¿Qué es la Facturación Electrónica?
La Facturación Electrónica es un proceso fundamental en el ámbito comercial que consiste en la generación de un documento electrónico que certifica la venta de un bien o servicio, así como la validación de compras y la recepción de documentos electrónicos de los proveedores.
En la actualidad, la mayoría de los contribuyentes están legalmente obligados a adoptar la facturación electrónica, aunque existen algunas excepciones. Estas excepciones abarcan a aquellos designados por la ley como receptores electrónicos no emisores, así como a aquellos que han obtenido una autorización especial de la administración tributaria para continuar emitiendo facturas de forma manual. Un ejemplo claro son las empresas bajo el régimen simplificado. Además, se ha implementado el documento electrónico llamado "Factura Electrónica de Compra" para registrar las adquisiciones de estos clientes que no están obligados a emitir documentos electrónicos.
Conceptos básicos para entender la facturación electrónica de Costa Rica
Para entender la facturación electrónica en Costa Rica, es fundamental familiarizarse con ciertos conceptos clave. A continuación, te presentamos estos conceptos:
Archivo XML
Proviene de Extensible Markup Language, es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet, este metalenguaje proporciona una forma de aplicar etiquetas para describir las partes que componen un documento, permitiendo, además, el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas.
Firma digital
Conjunto de datos asociados a un documento electrónico, que permite identificar al firmante (autoría), verificar la integridad del mensaje y vincular jurídicamente al actor con el documento.
Comprobante electrónico.
Archivo electrónico en formato XML que cumple con los requisitos legales y reglamentarios establecidos en la presente resolución, para las facturas, tiquetes, notas de crédito y notas de débito, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Tipo de impuestos
En Costa Rica, el sistema tributario recauda impuestos de dos maneras: directamente de las personas y empresas, o indirectamente a través de las compras y consumo. Los impuestos directos se aplican a ingresos y propiedades, mientras que los impuestos indirectos se pagan al comprar bienes y servicios.
Directos
- Impuesto sobre la renta
- Retención a la fuente
- Renta de títulos valores (u otros) y avales de letras de cambio, operaciones de recompra o reportes de valores
- Impuestos sobre los rendimientos y ganancias de capital de los fondos de inversión
- Traspaso de bienes inmuebles
- Traspaso de vehículos
Indirectos
- Impuestos sobre las ventas
- Impuestos selectivos de consumo
- Impuestos únicos sobre los combustibles
- Impuesto especial sobre bebidas alcohólicas
- Impuesto especial sobre bebidas sin contenido alcohólico y jabones de tocador.
Funcionamiento del sistema de facturación electrónica en Costa Rica
En Costa Rica, el proceso de facturación electrónica es administrado por el Ministerio de Hacienda, quien se encarga de recibir y verificar los documentos de facturación. En nuestro sistema Odoo el flujo al crear una factura electrónica es muy sencillo:
1. La empresa realiza una venta y al generar su factura envía esta información al ministerio de hacienda en un archivo XML para su validación, esto es un proceso que se ejecuta de manera sencilla a través del sistema de Odoo.
2. El Ministerio de Hacienda tiene hasta 3 horas para validar la factura y enviar una confirmación o rechazo, junto con el envío de la factura al receptor, el estado es visible dentro del sistema de Odoo.
3. Una vez aceptada, el Ministerio de Hacienda devuelve los resultados y la información correspondiente, la cual puede ser utilizada para llevar a cabo las auditorías pertinentes que la empresa necesite.
Es importante que los receptores confirmen o rechacen las facturas dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente a la transacción. Si se rechaza una factura, se debe enviar un nuevo mensaje de confirmación, como lo establece la resolución DGT-R-063-2018. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, esta práctica ya no es necesaria.
La obligación de confirmar o rechazar las facturas es aplicable principalmente a empresas consideradas como grandes contribuyentes o aquellas que disfrutan de algún beneficio fiscal, como exoneraciones. Fuera de eso, la aceptación se da por sentada a menos que se realice el rechazo respectivo.
Es importante tener en cuenta que todos los documentos electrónicos deben contar con la aceptación del Ministerio de Hacienda para ser válidos como respaldo de créditos fiscales y gastos deducibles. Sin este mensaje de aceptación, no se pueden utilizar con esos fines. No obstante, algunos contadores deciden realizar la recepción (confirmación o rechazo) aunque no estén obligados a hacerlo.
La implementación de la facturación electrónica es esencial para toda empresa. Utilizar una plataforma como Odoo facilitará la automatización de los procesos contables, asegurando así el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera eficiente y precisa.
