Conoce la clave para la transformación digital hotelera: Odoo, el ERP más completo

En el último par de años el turismo internacional ha aumentado los niveles de ocupación y traslado, llegando a números cada vez más cercanos a los presentados previos a la pandemia. El turismo en las Américas, y especialmente en México, no son la excepción. 

La Organización Mundial de Turismo estimó que entre enero y julio de 2023 700 millones de turistas viajaron internacionalmente en las Américas, lo que representa un aumento del 43% en comparación con los mismos meses de 2022. 

Por su parte laSecretaría de Turismo del Gobierno de México declaró que durante el primer semestre del 2023, llegaron a México 11 millones 250 mil turistas de internación vía aérea, esto representa 7.1% más comparado con el mismo periodo de 2022, superando también con un 8.2% los turistas de internación vía aérea captados en enero-junio de 2019, que fueron 10 millones 398 mil turistas.

A pesar de los resultados alentadores en términos de recuperación, ha sido fundamental que los hoteles continúen adaptándose a las circunstancias cambiantes, manteniendo altos estándares de seguridad y ofreciendo experiencias de calidad que atraigan a los viajeros del mundo. 

En un esfuerzo por mantenerse como referentes en calidad e innovación, nuestros clientes de la industria del hospedaje nos contactaron para implementar el Sistema de Gestión Empresarial (ERP por sus siglas en inglés) Odoo y en este artículo queremos compartir contigo algunos de los retos a los que nos hemos enfrentado.

Cada cliente dentro de la industria hotelera tiene necesidades que responden a su modelo de negocio. Tenemos clientes que venden su hospedaje como alojamiento convencional y otros por tiempo compartido, que tienen diferentes unidades de negocio dentro de su estructura, con centros de consumo, tiendas de amenidades o souvenirs, y diferentes servicios para sus huéspedes. Sin embargo, tienen la misma necesidad:  

Nuestros clientes han demostrado estar a la vanguardia al utilizar diversas herramientas tecnológicas para optimizar y atender las reservas en línea, realizar los check in y out a través de sus Sistemas de Gestión de Propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) han implementado softwares contables para llevar los libros de cada unidad de negocio, softwares de restaurantes para atender a los comensales en sus centros de consumo, aplicaciones para sus Puntos de Venta y más. 

Pero llevar toda esta información de manera independiente no solo reduce la eficiencia, sino que puede dar pie a errores humanos al momento de coordinar toda la información manualmente, aquí es en donde llega nuestra experiencia en Odoo.

Contar con aplicaciones específicas para cada una de sus actividades, con información independiente una de otra, y sin posibilidad de interconectarse trajo a nuestros clientes de la industria hotelera más problemas que soluciones al momento de gestionar su negocio, por eso uno de nuestros retos iniciales fue centralizar la información en Odoo.

El punto central de las operaciones de los hoteles está en su PMS, pues estas plataformas les permiten llevar un control meticuloso de las reservas, cancelaciones, check-in y check-out de los huéspedes. Lamentablemente este tipo de aplicaciones no cuentan con una alternativa para mantener actualizada la información contable de los costos de hospedaje y gastos en los centros de consumo del hotel. 

Para hacer frente a este desafío en Vauxoo trabajamos en la vinculación de diferentes PMS, como Clock y RMS Cloud, con la aplicación de Contabilidad de Odoo, que permite llevar los libros de la empresa, hacer informes de resultados 

Pero encontramos algunas limitaciones, al intentar separar las unidades de negocio de las cadenas, como sus centros de consumo, hospedaje y sus tiendas minoristas de souvenirs o amenidades; esto les impedía manejar su información y análisis contable de forma independiente sin tener claridad de cuál de esos negocios estaba generando ganancias o pérdidas. Para nuestra fortuna Odoo es un software de código personalizable.

Así que, además de interconectar Odoo con su PMS, expandimos sus posibilidades al separar las unidades de negocio de las cadenas para obtener estados de resultados individuales y los análisis de cada uno de sus servicios como empresas independientes. Para nuestros clientes, logramos ofrecer una contabilidad fiscal avanzada, acorde a los retos de la industria hotelera.

Existen diferentes modelos de negocio en la industria hotelera como el hospedaje convencional, los todo incluido, los tiempos compartidos, hoteles boutique, hoteles spa, etcétera, que por su naturaleza ofertan diferentes servicios y facilidades a sus huéspedes. 

Algunos de los clientes Vauxoo cuentan con paquetes Todo incluido en sus hoteles, esto trae como consecuencia la necesidad de brindar una amplia variedad de servicios a los huéspedes que incluyan alimentos y bebidas, diversión, y otro tipo de servicios de esparcimiento como spa y salas de masaje. 

Dentro de estos paquetes, brindar servicios personalizados a todos los huéspedes, además de actualizar sus cuentas, manejar ágilmente los límites de crédito, y eliminar los riesgos de pérdidas, necesitó de un desarrollo personalizado. 

Para resolver este reto nuestro equipo vinculó los puntos de venta de Restaurante, tienda y el PMS desde la plataforma de Odoo. Así, al momento de que el huésped quiera realizar cualquier consumo, su cuenta de habitación y límite de crédito se actualiza, eliminando los errores y faltas al momento de su check out. 

Incluso configuramos para uno de nuestros clientes brazaletes inteligentes que contienen la información del huésped y que, con solo pasarla por la tableta del restaurante o la tienda, pueden cargar el consumo a su cuenta de habitación.

Increíble ¿no?

Implementar un ERP que trabaje a la par de un PMS ha demostrado ser una alternativa rentable y eficiente en la gestión de empresas turísticas, gracias a la posibilidad de centralización de información y simplificación de operaciones, especialmente con softwares que tienen posibilidades de personalización de Odoo.

La transformación digital en la hotelería está en marcha y en Vauxoo estamos acompañando a la industria en su recorrido lleno de nuevos retos y oportunidades.