Para comenzar es necesario conocer que nuestra metodología consiste en 5 fases y algo importante a tomar en cuenta es que las primeras 4 fases no ocurren de manera secuencial, sino de manera iterativa, así que es muy probable que se estén ejecutando estas 4 fases de manera continua.
A continuación te contamos de manera breve de qué trata cada paso dentro de nuestra metodología:
Planificación y preparación
Siempre existe una interacción y comunicación constante entre el cliente con el equipo de ventas y con el equipo de proyectos antes de comenzar a implementar el software.
El feedback de cada equipo es continuo y todos los involucrados conocen perfectamente el área y giro del negocio. Una vez que ocurre este proceso, se inicia con el primer punto de la planificación y preparación: la reunión de arranque.
Reunión de arranque
En la reunión de arranque se conoce cuáles son las expectativas que tiene el cliente, esto con el objetivo de alinear las necesidades de su empresa con el servicio que nosotros ofrecemos. Esta reunión se hace sin importar el tamaño de la empresa porque aunque sea una organización pequeña, es importante conocer la expectativa que se tiene.
Además, en esta reunión se habla sobre:
El alcance del proyecto.
Los roles y responsabilidades de quienes estarán siendo parte de lado y lado en el proyecto.
Los factores claves del éxito.
Las formas de comunicación que se emplearán.
Cómo será la gobernabilidad y seguimiento del proyecto.
Despliegue técnico inicial
Una vez que ocurre la reunión de arranque se hace un despliegue técnico inicial en el cual se tiene una instancia de prueba en Odoo, esto nos ayudará a generar el análisis de brecha, el cual nos permitirá conocer en donde se deben enfocar los esfuerzos y saber si se necesita desarrollo.
Entrenamientos iniciales al equipo de líderes y usuarios clave
En esta etapa se introduce a los líderes y usuarios claves del proyecto en la plataforma de documentación en línea de Odoo para que puedan tener conocimiento sobre los principales flujos de trabajo. De esta manera encararán mejor el proceso de aclaración de dudas con los consultores, ya que tendrán un conocimiento general de lo que ya cuentan como sistema.
Análisis de brecha o análisis ROI
En esta paso, el gerente de proyecto busca recabar toda la información necesaria sobre las
necesidades de negocio. Se lleva a cabo mediante entrevistas con los jefes de departamentos en las cuales se analiza los flujos de trabajo. El entregable en esta etapa es un prototipo de especificación y un análisis de brecha.
Antes de ser entregado al cliente, este análisis es sometido a evaluación de expertos para replicar los procesos analizados y proponer las recomendaciones pertinentes que busquen reducir al mínimo los tiempos de implementación usando las funcionalidades estándares de Odoo.
Ejecutar el plan
Despliegue funcional
Una vez que el plan fue elaborado se hace un despliegue funcional con las herramientas que fueron requeridas por la empresa.
Una vez culminadas las pruebas de concepto de todas las funcionalidades entre los líderes de proyecto, estamos listos para mostrar la solución a los usuarios claves de la empresa. Como resultado, se podrán validar los requerimientos de desarrollo en los cuales vale la pena invertir tiempo.
Desarrollo, carga de datos y pruebas
Se desarrollan los requerimientos de acuerdo a las necesidades del negocio, además se cargan los históricos del sistema anterior que la empresa tenía al nuevo software y se realizan pruebas para verificar que todo se encuentra en orden, todo esto basado siempre en los resultados del análisis de brecha.
En esta etapa suceden algunos procesos en paralelo:
Importación de la data.
Los desarrollos específicos considerados esenciales.
Integración con software de terceros.
Cada proceso es manejado por un equipo técnico en Vauxoo y todo es probado y validado por el gerente de proyecto.
Despliegue funcional
Pruebas de aceptación
Para este punto ya se tiene desarrollada la solución de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la empresa y es momento de que el cliente lo utilice.
Todas las capacitaciones y reuniones se quedan documentadas en videos con el propósito de que el líder de la implementación pueda tenerlos como referencia y sea capaz de llevarlo a cabo.
Es en esta fase donde ocurren las últimas validaciones por parte del cliente para dar luz verde a todos los flujos y desarrollos y permitir luego el pase a producción del sistema.
Salida a producción
Estabilización
Una vez que se tiene la aprobación final solo queda la salida a producción, en esta fase se encuentra el proceso de estabilización, en donde se acompaña a la empresa en caso de solicitar requerimientos extras.
En estas 4 fases el Project Manager encargado acompaña al cliente durante todo el proceso de implementación, siempre hay una comunicación directa para canalizar correctamente cada requerimiento que sea solicitado.
Soporte y mejora continua
Soporte a Odoo
En Vauxoo contamos con equipos especializados preparados para dar soporte técnico, así como resolver errores del sistema por comportamientos no esperados y soporte funcional a usuarios sobre el uso de la herramienta
Mejora continua
El objetivo principal que tenemos es que tu empresa crezca con Odoo, así que dentro de nuestro proceso de mejora continua el cliente nos ayuda a identificar en qué podemos mejorar de manera interna dentro de los procesos y así tener la oportunidad de implementarlos.
¿El cliente tiene un rol clave dentro de nuestra metodología?
Al momento que se comienza la implementación nos volvemos un mismo equipo con el cliente, y es gracias a la interacción que tenemos lo que garantiza el éxito del proyecto.
El objetivo que tenemos en Vauxoo es que tu negocio crezca con la ayuda de Odoo, es por eso que nos guiamos en gran parte con la metodología que Odoo como empresa recomienda a los partners, este método asegura que la implementación sea todo un éxito.
Líderes del lado del cliente
Los proyectos de implementación involucran cambios fundamentales en la forma de pensar de los usuarios y en la manera de hacer las cosas dentro de la empresa. Siempre habrá desafíos y decisiones importantes que tomar, para que la implementación sea un éxito se necesita el soporte pleno de la alta gerencia de la empresa.
Por eso es importante que los líderes del lado del cliente sigan ciertos puntos clave para que la implementación se logre de manera correcta:
Persuadir a los usuarios sobre las características y beneficios del software es clave, una vez que los usuarios están convencidos la aceptación aumenta.
Pedir a los usuarios clave que contagien su positivismo y entusiasmo sobre el nuevo proyecto a los colaboradores será valioso, ya que facilitará la gestión del cambio.
Los proyectos más exitosos generalmente cuentan con una buena aceptación del usuario final, lo que facilita la incorporación en Odoo.