Alguna vez te has preguntado: ¿Por qué tus tiempos de entrega son tan lentos? o ¿Por qué en tu empresa siempre hay una área de trabajo que va más lento que las demás? A este fenómeno se le llama cuello de botella, a lo largo de este blog post te explicamos por qué ocurre y te ofrecemos una alternativa para solucionarlo.
Un “cuello de botella” hace referencia a alguna fase del proceso en tu empresa que hace que la salida de tu producto o servicio no pueda estar a tiempo. A continuación te lo explicaremos con un ejemplo sencillo:
Imagina que en una planta de metalurgia el proceso con el que trabaja consta de tres fases, A, B y C.
En la fase A se inicia el proceso con el soldador, él tiene la capacidad y los recursos para soldar 10 artículos por día.
La fase B es la segunda parte del proceso, aquí el colaborador se encarga de pintar los artículos que ya han sido soldados, esta área solo tiene la capacidad y los recursos para pintar 5 artículos por día, debido a que el proceso es más lento.
Y por último se encuentra la fase C en donde se encargan de empacar el producto. Esta área tiene la capacidad para empacar 15 productos por día, pero debido a que la fase B es más lenta les llega menos producto del que son capaces de empacar. ¿Notas en dónde se encuentra el cuello de botella?
En este ejemplo hay varias cosas que resultarían mal, debido al cuello de botella, una de ellas es la acumulación de productos en la sección A, ya que si sigue la producción sin importar que la sección B va más lento, todo lo que se produzca en la primera sección quedaría en cola, lo que requeriría un espacio muy grande para almacenar, además estaría estancado por mucho tiempo en espera de pasar a la siguiente sección.
¿Cómo corregirlo?
Para solucionar este problema lo primero que se tiene que hacer es dimensionar las áreas en tu empresa. Te lo explicamos tomando el ejemplo anterior:
En la primera fase, se generan mayor número de piezas, puede ser porque el proceso es más sencillo o porque se tienen más recursos para ejecutarla.
Mientras que en el área de pintura el proceso es más largo, el pintor debe pintar las piezas, limpiar las mangueras, las pistolas y meterlas a un horno para su correcto secado. A diferencia de la primera fase, esta es más lenta por su naturaleza. Es esencial que tengas un entendimiento completo de tus procesos para poder comenzar a usar nuevas metodologías de trabajo.
Sistema Kanban
Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales” fue ideado por Taichi Ohno en Toyota a principios de los años cincuenta y nace dentro del marco del sistema lean de manufactura, en el cual se incluyeron conceptos como el Just in Time, Kaizen, Poka-Yoke, Muda, entre otros.
Consiste en señalar visualmente la necesidad de surtir o transportar material necesario en las distintas etapas de los procesos productivos, buscando concentrar la mayor velocidad de reposición de piezas en las etapas que más rápido consumen.
Al usar este sistema el espacio de almacenamiento que se necesita es muy poco, además de que irás comprando la materia prima conforme vayas avanzando en el proyecto porque sabrás cuándo se necesitará en el proceso. Lo que consumes es lo que se registra en la tarjeta kanban de tu estación.
El proceso que maneja este sistema es sencillo, te lo explicamos siguiendo el ejemplo anterior: Ya nos dimos cuenta de que en la planta de metalurgia el cuello de botella se encuentra en la fase B, la pintura. Para liberar el cuello de botella se debe delimitar la cantidad de piezas que se generan por día en cada una de las fases.
Se le explicará al encargado de la fase A que después de haber soldado cierto número de piezas no podrá soldar más hasta que el pintor esté listo para comenzar a pintar de nuevo. Lo mismo ocurrirá en la fase B, cuando ya haya pintado cierto número de productos el encargado no podrá seguir pintando hasta que el empacador recoja estas piezas.
Con esto se genera una reacción de “pull” donde el que marca el ritmo será el empacador, ya que si él termina de empacar una pieza entonces el pintor podrá comenzar a pintar otra y el soldador podrá soldar otra pieza.
La imagen de la derecha es un emplo de una tarjeta Kanban de manufactura.
El enfoque de Kanban trasladado a tareas
Por otra parte se encuentra el método Kanban, desarrollado por David J. Anderson que fue ideado principalmente para los desarrollos de software, pero actualmente diversas empresas lo han adoptado sin importar su giro.
Anderson basó su análisis en la Teoría de las Restricciones y trasladó el enfoque de manufactura, en el que aparecen cuellos de botella por material pendiente a ser procesado, a tareas dentro de un flujo de trabajo.
Nace con la principal función de ayudar a las empresas a crear y permanecer con una cultura de mejora continua. Una de sus principales ventajas es que es muy visual, ya que se trata de un tablero con tarjetas y columnas, es muy fácil de entender y cualquier persona puede observar el trabajo que se está realizando.
Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo (Idea, por hacer y hecho) y cada tarjeta representa un elemento de trabajo.
Si lo ves de otra forma las piezas son tareas, donde desde el inicio se toma la tarea y la van pasando fase por fase hasta terminar el proceso y la tarea se encuentre completa.
Otra ventaja de este método es que puedes agregar límites, que se delimitan por la cantidad de tarjetas. Se definen cuantas tareas como máximo pueden realizarse en cada fase del ciclo de trabajo. A ese número máximo de tareas se le llama límite WIP (Work In Progress).
Por ejemplo: si una columna tiene un WIP de tres, quiere decir que está trabajando en tres tareas y no se podrá trabajar en ninguna otra hasta que terminen alguna de estas tres.
La imagen de la izquierda es un ejemplo de un tablero Kanban.
Principios del Kanban
Aunque este método no utiliza reglas, te presentamos algunos puntos que deberás de tomar en cuenta al momento de llevarlo a cabo.
Cambiar de etapa hasta cumplir con el objetivo. Un obstáculo que pasemos desapercibido en una etapa será más difícil de resolver en la siguiente.
Organizar el proceso. Para lograr que las etapas sean eficientes, es necesario que cada elemento esté preparado para actuar cuando sea necesario.
Diseñar correctamente los procesos. Para que el método Kanban sea efectivo, es necesario que las fases del proyecto puedan gestionarse de forma individual.
Kanban en Odoo
Odoo cuenta con el método Kanban, permite observar el tablero de forma visual, puedes observar quien es el responsable de cada tarea, la prioridad que tiene y las horas planificadas para dicha tarea. Cada miembro del equipo puede ir moviendo las tareas a donde corresponde, también permite cambiar el color de cada tarjeta para visualizar los estados del trabajo y personalizarlos.
Visualizar el flujo de trabajo en un tablero, establecer WIP y gestionar el flujo de cada tarea, asegura hacer el proceso más sencillo, ya que el método se basa en un proceso de optimización. Es una solución eficaz para los cuellos de botella.
El completo entendimiento de tus procesos puede ayudarte a optimizarlos de la mejor manera, el método Kanban puede ser aplicado a cualquier sector empresarial y es muy flexible en cuanto a cambios. El uso de prácticas que destraben los cuellos de botella puede generar un flujo de trabajo mucho más eficiente.
