Si cuentas con un almacén de seguro conoces el gran esfuerzo y dedicación que se necesita para mantener un control de inventarios. A decir verdad no existe una fórmula mágica que muestre cuál es la mejor manera de llevar un control, sin embargo, existen diferentes métodos para el control de inventarios que ya han sido probados y pueden ayudarte, en este blog post te hablaremos sobre los más conocidos y porque es importante mantener uno.
¿Qué es y para qué sirve un control de inventarios?
El control de inventario o también conocido como inventariado es el documento que muestra una recuento detallado y ordenado de los productos en el almacén. Sirve para verificar que coincidan las cantidades del almacén y las cantidades en los registros, generando un inventario bien clasificado y ordenado, con la finalidad de responder preguntas como: ¿Cuánto tengo de producto? ¿Cuál es su disponibilidad? ¿Cuánto producto disponible tendré próximamente? ¿Cuándo debo de volver a abastecer este producto? ¿Cuándo caduca?, entre otras.
¿Por qué es importante para una empresa mantener controles de inventarios?
Un control de inventario es de suma importancia para mantener un orden en tus registros, un inventario ordenado y bien documentado puede responder a dos preguntas: ¿Cuánto producto tengo para vender? Y ¿Cuánto producto tengo pendiente de abastecer?. Estas dos preguntas provienen de los departamentos de ventas y compras, ya que ventas debe conocer perfectamente cuánto producto se tiene en los almacenes para poder ofrecerlo, mientras que compras necesita saber cuánto se necesita para abastecer el almacén.
Métodos de control de inventarios
Ahora que conoces la importancia del control de inventarios te preguntarás ¿existen diferentes tipos de controles de inventarios?, ¿Cuál es el mejor control de inventarios para mi almacén? Para responder a estas preguntas te explicaremos los 4 métodos más conocidos:
Método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas)
Este método consiste en dar salida a los primeros productos que fueron adquiridos. El objetivo primordial de este método es identificar aquellos productos que llegaron primero al almacén para que sean los primeros en ser vendidos y que el stock se renueve constantemente. Este método también es conocido por sus siglas en ingles FIFO (First Inputs, First Outputs).
Para realizar este método las empresas deben registrar cada producto con su fecha de adquisición, su valor y su fecha de caducidad.
Este tipo de método sirve para todas aquellas empresas que tienen un negocio basado en productos perecederos o en productos con una tasa de desfase alta.
Método ABC
Este método se basa en el principio de Pareto o regla del 80/20, esto indica que el 20% de tus productos generan el 80% de los movimientos de mercancía, mientras que el otro 80% de los demás productos genera el 20% de los movimientos de mercancía restante.
El método clasifica el inventario en tres niveles:
-Nivel A
Este tipo de artículos ocupa el 20% de un inventario, experimentan una alta rotación y son de gran importancia para la organización, por lo tanto se mantiene un control de stock mucho mayor que en los demás, con inventariados frecuentes o inclusive permanentes y se sitúan en zonas de acceso directo para los operarios. En este tipo de artículos las empresas tienen invertido una cantidad muy grande de su presupuesto y generan el 80% de sus ingresos.
-Nivel B
Estos representan el 30% de los inventarios, tienen una rotación media y se renuevan con menos velocidad que los de nivel A. Su control de stock es menor que el del nivel A con inventariados poco frecuentes. En el almacén se ubican en la zona intermedia donde no es tan directo como el nivel A pero es accesible.
-Nivel C
Estos artículos suponen el 50% de un inventario, sin embargo son los de menor demanda. Son de baja rotación y son de baja importancia para la organización. Este tipo de artículos no son estratégicos para la organización y no generan tantos ingresos, por lo tanto su inventariado es poco frecuente. En el almacén se ubican en las zonas más altas.
Este tipo de método sirve para identificar aquellos productos que merecen mayor o menor atención, ya que se identifican los artículos que tienen un impacto significativo en el valor global del inventario, de costos y de ventas.
Método de conteo cíclico
El método de conteo cíclico consiste en un recuento frecuente de una parte o área del inventario total. Este método se complementa con el método ABC, ya que este método tiene asignados tres niveles con diferente frecuencia de recuento. El conteo cíclico tiene la finalidad de contar todo el inventario al menos una vez en un periodo de tiempo determinado y mejorar la exactitud y fiabilidad del control de inventarios.
Método CEP (Cantidad Económica de Pedido)
El método consiste en tener en cuenta una demanda constante y conocida a priori, con base en ello se busca saber que mediante el coste de mantenimiento del inventario y el costo de ordenar el pedido se pueda obtener las cantidades necesarias a pedir, para poder minimizar el costo del inventario al máximo.
Está basado en tres supuestos clave:
1. La demanda es constante y conocida a priori.
2. La frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
3. Los pedidos se reciben en el momento exacto en el que los inventarios se agotan.
Este método nace para conseguir que los costes del inventario sean los más bajos posibles, una de las prioridades de todas las empresas que trabajan con almacenes.
¿Qué sucede si no llevo ningún control de inventarios?
El no contar con un control de tus inventarios puede suponer grandes pérdidas en tu empresa, puede generar problemas en el área de compras y/o ventas y sobre todo problemas con las finanzas de la empresa.
Ejemplo:
Una empresa de refacciones de computadora cuenta con un sistema de inventario para abastecerse, más no implementa ningún método de control de inventarios porque lo ve innecesario. Un cliente le pide a uno de los vendedores cierta pieza para su computadora, el vendedor revisa en el sistema para conocer su disponibilidad y muestra 3 piezas en el almacén, cuando el vendedor va a buscar una pieza se da cuenta de que no hay ninguna de las 3 piezas marcadas en el sistema. Esto puede suceder por un error en la entrada de los datos, productos hurtados u otros.
Usar un control de inventario te ayuda a reducir estos errores, ya que se tiene una supervisión del inventario de manera recurrente.
Odoo Inventario
La administración de inventarios es un trabajo arduo, además si no se realiza de la manera correcta puede generar problemas grandes que impactan tus finanzas, una herramienta que te facilita la administración de tu stock de forma sencilla es Odoo inventario, el cual te permite:
Tener un reabastecimiento totalmente automatizado.
Ofrece la gestión de múltiples almacenes.
Una trazabilidad amplia para conocer donde se encuentran tus productos durante toda tu cadena de suministro.
Reportes claros y completos de cada uno de tus almacenes.
Te permite realizar tus conteos físicos y ajustar tus inventarios.
Conocer las existencias en tiempo real.
Conexión con los demás módulos de Odoo, incluidos Ventas y Compras.
El control de inventarios es esencial en tu empresa, con un inventario bien clasificado y ordenado podrás evaluar tus activos actuales, equilibrar tus cuentas, proporcionar informes financieros, tener control de la mercancía y que tus demás departamentos tengan una fiabilidad en lo que se encuentra en almacén.