La historia de como llegamos a este proyecto y cómo fue su ejecución está llena de experiencias y anécdotas que la hacen una de nuestras preferidas en esos momentos de fin de semana cuando, entre amigos, empezamos a recordar situaciones que nos pusieron como equipo a dudar si podíamos o no mantener los objetivos trazados desde el principio por los involucrados en un proyecto.

Nuestro encuentro con CICSA (acrónimo de Carabobo Ingeniería y Construcciones S.A) sucede en un momento bisagra en nuestro caminar como empresa de tecnología. Nos encontrábamos en la mitad de lo que consideramos nuestro primer proyecto grande mientras que al mismo tiempo descubríamos que nuestros procesos internos de gestión requerían de una adaptación urgente. Igualmente era la primera vez que mudabamos a todo el equipo de trabajo a una ciudad a seis horas de camino de nuestra sede.

 Como mencioné anteriormente, nuestros procesos a lo interno estaban en plena etapa de maduración, adaptandonos a la cultura de grandes empresas coorportativas y a la manera en como llevan sus cosas. CICSA significó entonces la graduación de esa maduración, ya que nada más y nada menos nos tocó emprender un proceso de contratación bajo los estándares de las multinacionales petroleras españolas, indias, holandesas y malayas, las cuales formaban esta empresa venezolana llamada CICSA.

Un aspecto muy duro de superar fue el hecho de que se viera a Vauxoo como un proveedor de talla internacional que pudiese brindarles la confianza que le brindaban ya proveedores internacionales como HP, Microsoft, IBM, Lenovo, solo por hablar de proveedores en el área de tecnología. Después de un proceso de evaluación y certificación de calidad muy metículoso CICSA determinó que eramos la empresa mas capaz de implementar Odoo en ese momento.

Después de un año y haber logrado la firmado del contrato, sentíamos que había pasado la mitad del proyecto, y aún no comenzabamos. 

El marco fiscal en el cual opera CICSA, por ser una empresa inmersa en el proyecto de desarrollo petrolífero de la faja del río Orinoco, la hacen partícular a cualquier otro cliente ordinario dentro de Venezuela. Por esta razón hubo que realizar algunos ajustes partículares desde el punto de vista de manejos del IVA en cuanto a compras y ventas. Así mismo es una empresa que aunque opera como Sociedad Anónima, está concebida para solo ejecutar las contrataciones de obras y servicios de una empresa mixta llamada Petrocarabobo. Esta última es la empresa que mantiene en sociedad a PDVSA (empresa estatal petrolera) y las compañías internacionales, la empresa CICSA tiene un tiempo de vida finito, mientras se cumplen los proyectos de infraestructura de instalación de pozos petroleros, mejoradores de crudo, comunicaciones, entre otros.

La matriz de delegación, el Gran Reto

Uno de los grandes desaíios que buscaba resolver CICSA con Odoo era poder automatizar el proceso de seleccionar los comités de evaluación de los proyectos (ordenes de compra) que debían ser contratados y ejecutados. De acuerdo al tipo de contratación, el monto de dinero de la orden y el área de negocio involucrada, CICSA determina un comité de evaluación interdisciplinario que debe analizar, comentar y (des)aprobar el curso de la contratación. Esto muchas veces tomaba un tiempo contraproducente, porque el comité debía reunirse físicamente para discutir los detalles y aprobar con su firma la orden. Tomando en cuenta la no disponibilidad de todos los involucrados en sitio, CICSA requería primeramente que la conformación del comité fuese automática de acuerdo a los parámetros definidos anteriormente, y que la discusiones y aprobaciones se hicieran en línea, permitiendo a todos los miembros del comité ser parte del proceso de comunicación y aprobación independientemente de su ubicación física y tiempos de respuesta. 

Esa matriz de delegación se desarrollo dentro del flujo de compras de Odoo y permitió a CICSA acelerar sus procesos de toma de decisión sobre la aprobación o no de sus órdenes de compra, independientemente de la complejidad que éstas tuviesen. Dado la variedad de tipo de contratos es difícil definir una media de mejora, pero podemos decir que lo que antes tomabas días solamente para contactar a los involucrados en el comité, ahora con Odoo dicha notificación es instantánea al momento de que el departamento de compras somete a consulta la orden.

Distribución presupuestaria variable

Dentro de la operación de CICSA se dividen centros de costos de acuerdo a cinco proyectos bases que tiene a cargo, dichos proyectos son la construcción de los mejoradores de crudo, la construcción de los tanques de almacenamiento, entre otros. Pero al mismo tiempo CICSA necesitaba tener una distribución del gasto dentro de partidas operativas tales como: Seguridad, mantenimiento, ingeniería, entre otros. Adicionalmente CICSA distribuía porcentualmente dichos gastos de forma distinta año a año. El gran desafío que tenían era que los porcentajes de reclasificación del año X pocas veces lo conocían antes del primero de enero de dicho año, de hecho, los porcentajes a veces eran entregados por Petrocarabobo luego de 5 meses de haber comenzado el año fiscal. Por tal motivo CICSA requería, además de tener la contabilidad de costo perfectamente distribuida de acuerdo a los proyectos y áreas, hacer una redistribución de los gastos ya registrados en el año justo cuando recibían los nuevos porcentajes de distribución.

El tiempo que CICSA empleaba para realizar las redistribuciones podía ser de 30 a 40 días. Con la parametrización realizada en Odoo ese proceso se redujo apenas a un par de horas. 

Un factor clave y que siempre resaltamos en otros clientes como principal causa de éxito, fue el alto nivel de preparación de la gente con la que tratamos durante todo el proyecto. Los internacionales de CICSA que estaban expatriados en Venezuela venían de participar en implementaciones de SAP en países tales como España, México, India, Brasil, entre otros. Mientras que el personal venezolano traía la experiencia de haber trabajado en PDVSA, la principal empresa petrolera de Venezuela y una de las más reconocidas del mundo, durante muchos años.

"SAP lo hace así..."

Una grata sensación para nosotros fue constatar como Odoo (en ese tiempo versión 7) satisfacía y en muchos casos sobrepasaba las expectativas de gente que tenía como referencia lo que hacía SAP en sus empresas de origen. La frase “SAP lo hace así…”  dió lugar a la frase "Mejor lo hace Odoo..."  luego de las demostraciones de nuestro experto en finanzas y líder técnico de nuestro equipo Humberto Arocha.  

 El proyecto en cuestión se ejecutó casi ajustado al plan, cumpliendo primero una primera etapa en ocho meses de ejecución, y luego un segundo alcance en los siguientes cinco meses. En todo ese ciclo hubo que lidiar con situaciones que no estaban en nuestro control pero que nos afectaban directamente. No estábamos acostumbrados, por ejemplo a que:

• El gerente general de la empresa cambiara (ha sucedido cinco veces).

• Los jefes de departamento rotaran por veinte días a sus países de origen cada sesenta días.

• Los precios del petróleo bajaran, y por ende el flujo de inversión.

• Las dificultades en el flujo de caja nos hicieron finanziar el proyecto en varias oportunidades, apostando a finalizar a tiempo y en alcance.

Hoy en día, cuatro años después, mantenemos una relación de extrema confianza, aún cuando la rotación de personal, el cambio de presupuesto de inversión y los requerimientos de mejora no se detienen.